Учёт рабочего времени по Face ID: как работает и что учесть

Терминал Face ID узнаёт сотрудника по лицу через камеру и автоматически записывает время прихода и ухода. Программа по этим данным считает опоздания, ранние уходы и отработанные часы и в конце месяца выдаёт отчёт в Excel. Карта не нужна, а отметиться за другого практически невозможно.

Как работает распознавание лица

1. 1Фото лица каждого сотрудника вносится в базу терминала и связывается с его именем, отделом и графиком.
2. 2Сотрудник останавливается перед терминалом, и тот узнаёт лицо обычно меньше чем за секунду.
3. 3Во многих моделях есть проверка живого лица (liveness): обмануть фотографией на экране телефона или на бумаге не получится.
4. 4Время прохода записывается в память терминала и в программу на компьютере.
5. 5При необходимости терминал открывает замок двери или турникет.

Сколько лиц помещается в базу и сколько событий хранится, зависит от модели: терминалы для небольшого офиса и для крупного предприятия отличаются. Выбирайте ёмкость с запасом, учитывая рост штата. Многие терминалы хранят записи в своей памяти, даже когда компьютер выключен или пропала сеть, и передают их в программу после восстановления связи — уточните это до покупки.

Главное отличие от системы с картами: исчезает проблема забытых, потерянных или переданных коллеге карт. Не нужно и покупать новые карты. Минус — терминал обычно дороже считывателя карт и требует правильного места установки.

Внесение сотрудников в базу

В нашу цену установки входит внесение до 20 человек: фотографируем каждого сотрудника перед терминалом и заполняем данные. Если сотрудников много, удобнее массовая загрузка через программу на компьютере: папка с фотографиями и список сотрудников загружаются за один раз.

• Снимайте при хорошем свете, лицо прямо, без теней.
• Без головного убора и солнцезащитных очков.
• Называйте файл фото табельным номером сотрудника — при загрузке не будет путаницы.
• Уволившегося сотрудника удаляйте из базы в тот же день.

Графики, опоздания и месячный отчёт

Терминал только записывает время, расчёты делает программа. В ней для каждого отдела или сотрудника задаются график и правила:

В конце месяца программа выгружает в Excel по каждому сотруднику дни присутствия, опоздания, ранние уходы и отработанные часы — по этому отчёту бухгалтерия считает зарплату. Если входов или филиалов несколько, все терминалы подключаются к одной программе и отчёт получается общий.

До запуска согласуйте правила с руководством письменно: сколько минут опоздания допустимо, как считается обед, к какому дню относится ночная смена. Если правило поменяется потом, придётся перепроверять расчёты за прошлые месяцы.

Где установить терминал

• Там, где нет прямого солнца: сильная засветка сзади или солнце в стеклянной двери мешают распознаванию.
• Обычно на уровне лица, на высоте, которую рекомендует производитель.
• На улице — только модель с защитой IP65 и козырёк сверху.
• У входной двери или турникета, там, где люди останавливаются и смотрят на терминал.
• Подведите сетевой кабель и стабильное питание, компьютер с программой должен быть в той же сети.

Ограничения: маски, очки, близнецы

• Медицинская маска: некоторые модели узнают и в маске, но точность снижается.
• Обычные очки, как правило, не мешают, а тёмные солнцезащитные — мешают.
• При резкой смене бороды, причёски или веса фото нужно обновить.
• Близнецов терминал может перепутать — для них включите режим лицо плюс карта.
• В школе дети быстро растут, фото стоит обновлять в начале каждого учебного года.

Персональные данные: лицо — это персональные данные

Изображение лица позволяет определить человека, поэтому его нужно хранить аккуратно и соблюдать требования законодательства о персональных данных.

• Получите от сотрудников письменное согласие на использование фото лица для учёта времени.
• Храните базу локально — на офисном компьютере или сервере, не передавайте сторонним сервисам.
• Ограничьте доступ к программе: пароль и только ответственный сотрудник (отдел кадров или руководитель).
• Удаляйте фото уволившихся сотрудников из базы.
• Регулярно делайте резервную копию базы программы.

Включите согласие в пакет документов, которые подписывают при приёме на работу — тогда не придётся отдельно помнить о нём для каждого нового сотрудника.

Стоимость установки

Цены Sam Smart Security Service на работы (только работа, без НДС, оборудование отдельно):

Только учёт времени — терминал и программа на одно рабочее место — 500 000 сум за работу. Если терминал должен ещё и открывать дверь, добавляются замок и доводчик. Выезд на объект и смета в пределах Самарканда бесплатны.